Na przełomie 2016/2017 roku w wyniku rozstrzygniętego zapytania ofertowego została wyłoniona firma, której zadaniem było opracowanie opisu przedmiotu zamówienia stanowiącego element Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz wzoru umowy dla postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie i wdrożenie zintegrowanego systemu cyfrowych usług publicznych oraz przeszkolenie kadry w ramach projektu.
Opracowane dokumenty stanowią element dokumentacji przetargowej na wyłonienie wykonawcy e-usług wraz z ich wdrożeniem i przeszkoleniem kadry.
W listopadzie 2016 roku na terenie Urzędu Miejskiego w Będzinie została przeprowadzona ankieta dotycząca analizy potrzeb klienta względem administracji w zakresie informatyzacji.
Dzięki przeprowadzonej analizie możliwe było określenie najważniejszych funkcjonalności jakie mają spełniać poszczególne e-usługi oraz stwierdzenie z jakimi problemami lub barierami w sferze e-usług borykają się mieszkańcy, jakiego rodzaju aktywność prowadzą z wykorzystaniem cyfrowych usług publicznych, czy używają Internetu do załatwiania spraw z urzędem, czego potrzebują i czego oczekują od e-administracji, w jakiej kolejności powinny być wdrażane poszczególne e-usługi i które z nich są najważniejsze dla potencjalnych użytkowników wdrażanego projektu – klientów oraz pracowników Urzędu Miejskiego w Będzinie.
Tablica informująca o projekcie została zamontowana przed wejściem głównym do budynku Urzędu Miejskiego w Będzinie 19 października 2016 roku.
21 września 2016 roku zostało rozstrzygnięte zapytanie ofertowe na pełnienie funkcji Inspektora Kontraktu w projekcie „e-Będzin – rozwój cyfrowych usług publicznych”.
Do obowiązków Inspektora Kontraktu należy zarządzanie procesem realizacji projektu, między innymi:
- zgodną z harmonogramem realizację poszczególnych zadań i działań,
- bieżące nadzorowanie i kontrolowanie prac w projekcie,
- monitorowanie i pomiar wartości wskaźników,
- prowadzenie dokumentacji projektu,
- nadzór nad przygotowaniem i realizacją działań promocyjno-informacyjnych,
- opracowanie planu finansowania projektu i planu wystąpień o środki dotacji rozwojowej,
- dokonywanie płatności i rozliczanie faktur,
- składanie wniosków o płatność,
- kontakty z Instytucją Wdrażającą w zakresie rozliczeń projektu,
- przygotowanie raportu końcowego z realizacji projektu oraz corocznych raportów z osiągniętych efektów.
